citra

Citra

             Public Relations menyadari citra yang baik tidak hanya terletak pada bentuk gedung, presentasi, publikasi dan seterusnya tetapi terletak pada :

1.      Bagaimana organisasi bisa mencerminkan yang dipercayai memiliki kekuatan, mengadakan perkembangan secara berkesinambungan yang selalu terbuka untuk dikontrol, dievaluasi.

2.      Dapat dikatakan bahwa citra tersebut merupakan gambaran komponen yang kompleks.

             Pada saat ini banyak perusahaan atau organisasi memberikan perhatian terhadap pembangunan suatu citra yang positif atau baik dimana  menguntungkan bagi suatu perusahaan atau organisasi tersebut tidak hanya melepaskan diri dari terbentuknya suatu kesan publik negatif atau buruk. Citra perusahaan adalah komoditas yang rapuh atau mudah pecah namun kebanyakan perusahaan juga meyakini bahwa citra perusahaan yang positif adalah esensial, sukses yang berkelanjutan dan dalam jangka panjang. Citra menurut Katz yang dikutip oleh Soemirat dan Ardianto dalam buku Dasar-Dasar Public Relations adalah cara bagaimana pihak lain memandang sebuah perusahaan, seseorang , suatu komite, atau suatu aktivitas. Setiap perusahaan mempunyai citra. Setiap perusahaan mempunyai citra sebanyak jumlah orang yang memandangnya. Berbagai citra perusahaan datang dari pelanggan perusahaan, pelanggan potensial, staf perusahaan, pesaing, distributor, pemasok, dan gerakan pelanggan di sektor perdagangan yang mempunyai pandangan terhadap perusahaan (Soemirat 2002:113). Citra menurut Frank Jefkins yang dikutip oleh Soemirat dan Ardianto dalam bukunya Dasar-Dasar Public Relations  mengungkapkan bawa citra adalah kesan yang diperoleh berdasarkan pengetahuan dan pengertian seseorang tentang fakta-fakta atau kenyataan. Lima jenis citra (image) yang dikemukakan oleh Frank Jefkins dalam buku Public Relations , yakni:

1.      Citra bayangan (mirror image). Citra ini melekat pada orang dalam atau anggota-anggota organisasi biasanya adalah pemimpinnya mengenai anggapan pihak luar tentang organisasinya.

2.      Citra yang berlaku (current image). Adalah suatu citra atau pandangan yang dianut oleh pihak-pihak luar mengenai suatu organisasi.

3.      Citra yang diharapkan (wish image). Adalah suatu citra yang diinginkan oleh pihak manajemen.

4.      Citra perusahaan (corporate image). Adalah citra dari suatu organisasi secara keseluruhan, jadi bukan sekedar citra atas produk dan pelayanannya.

5.      Citra majemuk (multiple image). Banyaknya jumlah pegawai (individu), cabang, atau perwakilan dari sebuah perusahaan atau organisasi dapat memunculkan suatu citra yang belum tentu sama dengan organisasi atau perusahaan tersebut secara keseluruhan. (Jefkins, 2003:20)

             Efek kognitif dari komunikasi sangat mempengaruhi proses pembentukan citra seseorang. Citra terbentuk berdasarkan pengetahuan dan informasi-informasi yang diterima seseorang. Komunikasi tidak secara langsung menimbulkan perilaku tertentu, tetapi cenderung mempengaruhi cara kita mengorganisasikan citra kita tentang lingkungan. Efektivitas Public Relations di dalam pembentukan citra (nyata, cermin dan aneka ragam) organisasi, erat kaitannya dengan kemampuan (tingkat dasar dan lanjut) pemimpin dalam menyelesaikan tugas organisasinya, baik secara individual maupun tim yang dipengaruhi oleh Public Relations praktek berorganisasi (job design, reward system, komunikasi dan pengambilan keputusan) dan manajemen waktu atau perubahan dalam mengelola sumberdaya (materi, modal dan SDM) untuk mencapai tujuan yang efisien dan efektif, yaitu mencakup penyampaian perintah, informasi, berita dan laporan, serta menjalin hubungan dengan orang. Hal ini tentunya erat dengan penguasaan identitas diri yang mencakup aspek fisik, personil, kultur, hubungan organisasi dengan pihak pengguna, respons dan mentalitas pengguna.

Fungsi Public Relations Officers

                                                        Fungsi Public Relations Officers

Fungsi petugas PR atau PR Officer (PRO) pun berkembang seiring kemajuan dunia usaha. (Ruslan, 2006:26-27) Ada 4 fungsi utama yang dituntut dari petugas PR Officer, yaitu sebagai:

1.        Communicator

Sebagai juru bicara organisasi, PR berkomunikasi secara intensif melalui media dan kelompok masyarakat. Hampir semua teknik komunikasi antar pesona (interpersonal communication) dipergunakan, komunikasi lisan, komunikasi tatap muka sebagai mediator maupun persuader.

2.        Relationship

Relationship yang tidak harmonis beresiko menimbulkan ketidakpuasan publik yang pada akhirnya mengancam kelangsungan bisnis perusahaan.

3.        Management back up

Menunjang kegiatan departemen lain dalam perusahaan seperti bagian pemasaran, operasional, teknik, keuangan, personalia demi terciptanya tujuan bersama.

4.        Good image maker

Menciptakan citra perusahaan dan publisitas positif. Dalam dua dekade terakhir, publik mencermati nama – nama pejabat PR Officer yang kerap muncul sebagai nara sumber perusahaan atau organisasi yang diwakilinya.

      “ Manajemen PR berarti melakukan penelitian, perencanaan, pelaksanaan dan evaluasi terhadap berbagai kegiatan komunikasi yang disponsori oleh organisasi. Bentuk kegiatan komunikasi dapat berupa penerbitan brosur perusahaan, pertemuan-pertemuan kelompok kecil sampai pada kegiatan yang sangat kompleks seperti konferensi pers dengan menggunakan satelit ”.

Dari pernyataan tersebut manajemen public relations dipahami sebagai bentuk pengelolaan public relations dengan menerapkan fungsi-fungsi manajemen yaitu dengan menjalankan penelitian, perencanaan dan evaluasi terhadap program yang dijalankan. Keterangannya sebagai berikut:

1.        Penelitian

Pada dasarnya, penelitian merupakan cara yang digunakan untuk memperoleh informasi dari publik baik internal maupun eksternal untuk memahami masalah yang dihadapi dengan akurat dan metode ilmiah.

2.        Perencanaan dan pemrograman

Perencanaan dan pemograman merupakan segala informasi atau data masukan atau input yang diperoleh berkaitan dengan hal atau permasalahan yang dihadapi ke dalam bentuk rencana tindakan untuk pemecahannya. Perencanaan Public Relations merupakan suatu proses berkesinambungan dan selalu memerlukan peninjauan agar tindakan yang diambil sesuai dengan aturan yang ditetapkan. Sejumlah prinsip yang harus diperhatikan dalam perencanaan program antara lain: sifat, waktu dan lingkungan. Perencanaan juga harus memperhatikan situasi di dalam maupun di luar organisasi, serta pihak-pihak yang terlibat dalam perencanaan tersebut.

3.        Pelaksanaan program

Pelaksanaan program merupakan tahap dimana rencana program yang telah ditetapkan dilaksanakan atau diimplementasikan ke dalam suatu bentuk program aksi sebagai langkah nyata pemecahan masalah PR Officer yang dihadapi. Pelaksanaan program ini dapat berupa program tindakan maupun program komunikasi yang kesemuanya merupakan cara atau proses untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan.

4.        Evaluasi

Merupakan suatu tahapan yang dilaksanakan untuk menentukan atau memperlihatkan nilai suatu program termasuk pengelolaan maupun hasil atau dampak pelaksanaannya. Melalui evaluasi, PR Officer akan mengetahui faktor-faktor yang menjadi kegagalan ataupun keberhasilan suatu program, sehingga dapat ditentukan langkah-langkah selanjutnya yang seharusnya dilakukan. Pada dasarnya tujuan sentral PR Officer adalah untuk menunjang manajemen yang berupaya mencapai tujuan organisasi atau perusahaan. Meskipun tujuan setiap organisasi berbeda tergantung dari sifat organisasi tersebut, tetapi dalam kegiatan humas terdapat kesamaan yakni membina hubungan yang harmonis antara organisasi dengan publik dalam membentuk citra positif. Hubungan yang baik atau harmonis dalam PR Officer mengandung arti luas, yakni sikap yang menyenangkan (favorable), itikad baik (goodwill), toleransi (tolerance), saling pengertian (mutual understanding), saling mempercayai (mutual confidence), saling menghargai (mutual appreciation), dan citra baik (good image).  

Public Relation Officer dikatakan berfungsi apabila dia mampu melakukan tugas dan kewajibannya dengan baik, berguna atau tidak dalam menunjang tujuan perusahaan dan menjamin kepentingan publik. Public Relation sering disebut juga dengan istilah humas menurut Edward L Bernay (dalam Ruslan, 1999:19) humas mempunyai 3 fungsi utama yaitu :

1.        Memberikan penerangan kepada masyarakat

2.        Melakukan persuasi untuk mengubah sikap dan perbuatan masyarakat secara langsung.

3.        Berupaya untuk mengintergrasikan sikap dan perbuatan suatu lembaga/badan, sesuai dengan sikap dan perbuatan masyarakat atausebaliknya.

Adapun ruang lingkup tugas PR Officer dalam sebuah organisasi/lembaga antara lain meliputi aktivitas:

1.        Membina hubungan ke dalam (public internal)

Yang dimaksud dengan publik internal adalah publik yang menjadi bagian dari unit badan perusahaan atau organisasi itu sendiri. Seorang PR Officer harus mampu mengidentifikasi atau mengenali hal-hal yang menimbulkan gambaran negatif di dalam masyarakat.

2.        Membina hubungan keluar (public eksternal)

Yang dimaksud publik eksternal adalah publik umum (masyarakat). Mengusahakan tumbuhnya sikap dan gambaran publik yang positif terhadap lembaga yang diwakilinya. Dengan demikian peran PR Officer / Humas tersebut bersifat 2 arah, yaitu berorientasi ke dalam (inward looking) dan ke luar (outward looking). (Ruslan, 1999:20-21)

Menurut Henry Fayol (dalam Ruslan, 2006:18) beberapa kegiatan dan sasaran PR Officer adalah:

1.        Membangun identitas dan citra perusahaan (building corporate identity and image).

Menciptakan identitas dan citra perusahaan yang positif. Mendukung kegiatan komunikasi timbal balik dua arah dengan berbagai pihak.

2.        Menghadapi krisis (Facing of Crisis).

Menangani keluhan (complaint) dalam menghadapi krisis yang terjadi dengan membentuk manajemen krisis dan PR Recovery of Image yang bertugas memperbaiki lost of image and damage.

Komunikasi selalu ada sangkut paut dengan semua

Kalau membahas komunikasi tidak lepas dengan bahasan public relations  ( PR ) adalah seseorang yang bertugas menjaga nama baik disuatu perusahaan atau pemerintahan jadi komunikasi  harus telah dikuasai oleh praktisi PR, intinya PR harus pintar pintar Negosiasi

2.2.1   Proses Public Relations

Salah satu fungsi public relations adalah menjalin komunikasi dan relasi dengan publik-publik organisasi. Dampak dari terwujudnya fungsi ini adalah pencapaian tujuan organisasi. Tujuan organisasi itu dibantu pencapaiannya melalui kegiatan public relations dengan meningkatkan, menjaga atau memperbaiki prestise organisasi, mendeteksi dan amenangani isu-isu yang berkembang, dan mengatasi kesalah pahaman dan prasangka. ( Iriantara, 2004 : 43 ).

Komunikasi dan relasi antara publik dan organisasi tidak selamanya berada dalam kondisi baik. Kadang-kadang penuh rasa percaya, tapi tak jarang juga muncul kecurigaan dan ketidakpercayaan. Karena itu dinyatakan, komunikasi dan relasi antara organisasi dan publiknya tidak bersifat tetap, melainkan bersifat dinamis yang berubah sesuai dengan keadaan lingkungan strategis organisasi itu.

Pada sisi lain, organisasi sendiri tak selalu berjalan dengan mulus dan nyaman untuk mencapai tujuannya. Ada kalanya, jalan yang ditempuh organisasi itu terjal dan mendaki sehingga membutuhkan banyak energi dan sumber daya untuk mencapai tujuannya. Bahkan terkadang mengalami krisis, sehingga tersendat-sendat atau bahkan terhenti sama sekali dalam perjalanan mencapai tujuannya.

Proses public relations bersifat siklikal, yang bermakna berawal dari akhir dan berakhir dari awal. Sebagai proses,  public relations pun akan terus berjalan selama organisasi itu ada mengingat public relations merupakan fungsi manajemen. Jadi, selama ada manajemen selama itu pula ada public relations.

Public Relations sebagai proses berkelanjutan akan terus berjalan lantaran lingkungan organisasi pun bergerak secara dinamis, sehingga organisasi perlu menanggapi dinamikka lingkungan tersebut. Relasi organisasi dengan publiknya dipengaruhi kondisi lingkungan internal dan lingkungan eksternal organisasi. Public Relations terus berusaha menjaga agar relasi antara organisasi dan publiknya tetap berjalan pada jalur yang benar dan membawa kemaslahatan bagi organisasi maupun publiknya.

Dalam menanggapi dinamika lingkungan yang terkadang bergerak secara eksponensial, tentu saja diperlukan kegiatan public relations yang dinamis. Itu semua membuat kegiatan public relationsyang dijalankan suatu organisasi akan berlangsung selama organisasi tersebut masih ada.