Fungsi Humas Pemerintahan

       Fungsi Humas Pemerintahan

Sam Black (dalam Effendy, 1999:37)  mengatakan dalam bukunya, Practical Public Relations, mengklasifikasikan humas menjadi “humas pemerintahan pusat” (central government) dan “humas pemerintahan daerah” (local government)

Selanjutnya Sam Black mengemukakan dua tugas humas pemerintahan pusat, yaitu:

1.        Menyebarkan informasi secara teratur mengenai kebijaksanaan, perencanaan, dan hasil yang telah dicapai.

2.        Menerangkan dan mendidik publik mengenai perundang-undangan, peraturan-peraturan, dan hal-hal yang bersangkutan dengan kehidupan rakyat sehari-hari. (Effendy, 1999: 37)

Sedangkan untuk humas pemerintahan daerah, Sam Black (dalam Effendy, 1999:39) mengemukakan empat tujuan utama, yaitu:

1.        Memelihara penduduk agar tahu jelas mengenai kebikjaksanaan lembaga beserta kegiatannya sehari-hari

2.        Memberi kesempatan kepada mereka untuk menyatakan pandangannya mengenai proyek baru yang penting sebelum lembaga mengambil keputusan

3.        Memberikan penerangan kepada penduduk mengenai cara pelaksanaan sistem pemerintahan daerah dan mengenai hak-hak dan tanggung jawab mereka

4.        Mengembangkan rasa bangga sebagai warga negara.

Seorang Public Relation Officer diinstansi/lembaga pemerintah tidak dapat ikut serta dalam menentukan kebijaksanaan pemerintah dan Public Relation Officer harus mengikuti garis yang sudah ditentukannya, kecuali bila didalam bagian organisasi, public relations itu ditempatkan sedemikian rupa, sehingga Public Relation Officer selalu akan mengetahui keputusan yang akan diambil dan sebab-sebabnya sebelum diumumkan.

Public Relation Officer akan dapat menunjukkan atau menjelaskan kesulitan-kesulitan yang mungkin timbul bila keputusan-keputusan itu disampaikan pada publik. Public Relation Officer dapat memberikan saran-saran untuk mengatasi kesulitan-kesuliatn yang mungkin akan timbul itu. Public Relation Officer harus membuat rencana kegiatan-kegiatan apa yang perlu dilaksanakan dalam public relations dan Public Relation Officer merupakan orang yang berwewenang penuh dalam melaksanakan kegiatan-kegiatan itu.

Edwin Emery (dalam Rachmadi, 1992) dalam bukunya Introduction to Mass Comunications, fungsi public relations adalah “upaya yang terencana dan terorganisasi dari sebuah perusahaan atau lembaga untuk menciptakan hubungan-hubungan yang saling bermanfaat dengan berbagai publiknya.”

2.3.3        Kegiatan Humas Pemerintahan

          Dalam rangka menunjang pelaksanaan dari tugas humas dan fungsinya, berikut ini adalah beberapa kegiatan yang dihadapi / dilaksanakan secara rutin, yaitu:

1.        Kemampuan untuk membangun dan membina saling pengertian antara kebijaksanaan dari pihak pimpinan instansi/lembaga dengan publik internal dan eksternal.

2.        Sebagai pusat pelayanan dan pemberian informasi atau nara sumber berita, baik berasal dari instansi/lembaga maupun berasal dari pihak publiknya.

3.        Melakukan pendokumentasian dari setiap kegiatan publikasi dan peristiwa ajang khusus acara penting (special events) di lingkungan instansi/lembaganya, baik yang disimpan (dokumentasi) dalam bentuk media cetak maupun elektronik.

4.        Mengumpulkan data dan informasi yang berasal dari berbagai sumber, khususnya yang berkaitan dengan kepentingan bagi instansi/lembaga atau opini publik yang berkembang sebagai upaya penelitian dan keperluan untuk analisis serta pengembangan rencana dan program kerja yang akan datang.

5.        Kemampuan menciptakan produk-produk publikasi Humas/PR, seperti news clipping, speech writing concept, news release, press release, internal PR Magazine, brochure, company propile dan annual repport publication.

Kegiatan kehumasan yang disebutkan diatas merupakan praktek nyata dari berbagai tugas dan fungsi humas yang dijalankan baik di suatu perusahaan maupun di instansi/lembaga pemerintahan.

Untuk menjalankan tugas humas pemerintahan tersebut, hendaklah seorang humas pemerintahan harus memilik kemampuan sebagai berikut.

1.         Mengamati dan mempelajari tentang hasrat, keinginan-keinginan dan aspirasi yang terdapat dalam masyarakat ( learning about public desires and aspiration ).

2.         Memberikan nasehat atau sumbang saran untuk menanggapi atau sebaliknya dilakukan oleh instansi/lembaga pemerintah seperti dikehendaki publiknya ( advising the public about what is should desires ).

3.         Kemampuan untuk mengusahakan terjadinya hubungan memuaskan yang diperoleh antara hubungan public dan aparat Pemerintahan ( ensuring satifactory contac between and government officiall ).

4.         Memberikan penerangan dan informasi tentang apa yang telah diupayakan oleh suatu lembaga/instansi Pemerintahan yang bersangkutan ( informing and about what an agency is doing ).    ( Ruslan, 1999: 297 ).

          Dengan tugas tersebut, seorang humas pemerintahan yang baik harus melakukan kegiatan-kegiatan humas layaknya humas perusahaan, seperti membuat bentuk-bentuk publikasi, seperti kliping, press release, menerbitkan majalah internal, membuat newsletter, brosur, poster, menyelenggarakan konferensi pers, serta melakukan evaluasi pada program-program atau kegiatan kehumasan untuk merencanakan program selanjutnya.

komunikasi humas pemerintah

berbicara komunikasi tidak akan lepas dengan yanng namanya Humas
salah satunya adalah Humas pemerintah.... jadi dapat kita pahami bahwa:


   HUMAS PEMERINTAHAN

Mengenai kedudukan humas dalam lembaga pemerintah, Cutlip and Center (dalam Rahmadi 1994:78) mengatakan bahwa idealnya Humas itu dimaksudkan ke dalam staf inti, langsung berada dibawah pimpinan (Decision makers) atau top manager supaya lebih mampu dalam menjalankan tugasnya. Dengan posisi itu Humas dapat mengetahui langsung latar belakang dari suatu keputusan yang diambil oleh pimpinan lembaga; sehingga Humas langsung dapat bahan informasi untuk disampaikan kepada publik yang bersangkutan jadi idealnya Humas itu berfungsi sebagai saluran langsung dari lingkungan dimana terjadi proses pengambilan keputusan kepada masyarakat agar keputusan yang dibuat itu dipahami dan diterima. Selain itu Humas juga berterus terang menampung suara-suara atau tanggapan masyarakat mengenai kebijakan dan tindakan-tindakan yang di ambil  oleh instansi atau lembaga yang bersangkutan.

Humas atau biasa disebut PR (Public Relation) tidak hanya ada di perusahaan-perusahaan. Dalam pemerintahan pun humas sangat diperlukan karena pemerintah memiliki kepentingan dan tujuan yang lebih kompleks dari sekadar menjaga citra baik pemerintahan.

Pengertian Humas Pemerintahan

Suatu instansi/lembaga harus memiliki kesadaran bahwa keberadaannya tidak terlepas dari keberadaan instansi/lembaga lain, masyarakat, pemerintah, maupun para karyawan yang berada didalamnya. Karena itu perlu adanya penyesuaian dari instansi/lembaga terhadap segala yang ada di sekelilingnya.

Untuk menciptakan suatu hubungan yang baik antara instansi/lembaga dengan pihak-pihak lain perlu adanya suatu pengertian antara satu dengan lainnya, dan pada akhirnya akan menciptakan kepercayaan dari masyarakat, pemerintah, dan pihak-pihak lain terhadap instansi/lembaga yang melakukan hubungan masyarakat tersebut.

Hubungan Masyarakat menurut Kleppner (dalam Susanto, 1977:105) dalam bukunya Adverticing Procedure, adalah “an attitude rather than a technique; it is rather a policy than a departement. Good Public Rerlations is the external evidence of conducting internal affairs of a business in a way of wich you can be proud”.

Menurut pengertian diatas, dapat dianalisis bahwa hubungan masyarakat merupakan hasil pencerminan sebagaimana dirasakan seseorang atau publik, sebagai hasil kegiatan suatu organisasi ataupun instansi. Hubungan Masyarakat merupakan suatu kebijaksanaan (policy) dari suatu instansi/lembaga, dan kebijaksanaan ini dapat menjadi “baik” atau “buruk” tergantung dari bagaimana mengelola kebijaksanaan tersebut.

Berbicara mengenai Public Relations, dilihat dari sudut etimologi kata, maka istilah Public Relations merupakan gabungan dari dua kata, yaitu “public” dan “relations”. Publik secara universal yaitu “sekelompok orang yang mempunyai minat dan perhatian yang sama terhadap sesuatu hal”, sedangkan Relations diterjemahkan dalam bahasa Indonesia adalah “hubungan-hubungan” dalam arti menyangkut banyak hubungan.(Yulianita, 1999:17-21).

Untuk lebih memperjelas pengertian mengenai pengertian Public Relations , berikut ini dikemukakan beberapa definisi dari para ahli. Definisi Public Relations menurut Frank Jefkins (dalam Yulianita, 1999:33) adalah “Fungsi manajemen yang menilai sikap publik, menyatakan kebijaksanaan dan prosedur dari individu atau organisasi atas dasar kepentingan publik, dan melaksanakan program kerja untuk memperoleh pengertian dan pengakuan dari publiknya.”

Dari definisi diatas menunjukkan bahwa Humas merupakan         “ jembatan penghubung ” antara publik dengan organisasi yang diwakilinya, dan melaksanakan kegiatan yang berkaitan dengan kepentingan organisasi maupun publiknya.

media relations

2.2.5        Media Relations

                    Barbara Averill (1997) menyatakan, “Media relations hanyalah salah satu bagian dari PR, namun ini bisa menjadi perangkat yang sangat penting dan efisien. Begitu kita bisa menyusun pesan yang bukan saja diterima tetapi juga dipandang penting oleh media lokal, maka kita sudah membuat langkah besar menuju keberhasilan program kita. ”Averill, menyamakan media relations dengan publisitas. Ringkasnya, media relations adalah publisitas (dalam Iriantara, 2005:28).

     Publisitas  sama-sama menggunakan media masa. Hanya berbeda, sejauh pemasang iklan bisa membayar, menarik atau tidak menarik, iklan yang dibuat akan disiarkan media massa. Tidak begitu halnya dengan publisitas. Menarik dan bernilai berita serta baiknya hubungan dengan media menjadi penting dalam menentukan disiarkan atau tidaknya informasi perusahaan kita melalui media massa. Lesly (1991:7) menguraikan media relations sebagai “berhubungan dengan media komunikasi untuk melakukan publisitas atau merespons kepentingan media terhadap organisasi”. Apa yang diungkapkan Lesly ini lebih pada sisi manfaat yang diperoleh organisasi dan kegiatan yang dilakukan organisasi dalam menjalankan media relations. Manfaat tersebut berupa publisitas. Sedangkan kegiatan yang bisa menopang publisitas itu adalah merespon kepentingan media.

     Mempromosikan organisasi melalui media massa itu, tentunya pertama-tama ditujukan kepada publik eksternal. Itu sebabnya digunakan media massa untuk mengkomunikasikannya. Ini sejalan dengan tugas penting external public relations, sebagaimana diungkapkan seorang perintis pendidikan PR di Indonesia, Oemi Abdurrachman (1979:38),”……….mengadakan komunikasi yang efektif, yang sifatnya informatif dan persuasif, yang ditujukan kepada publik di luar badan itu.”Komunikasi yang dikembangkan dalam praktik PR adalah komunikasi dua arah, berarti komunikasinya bukan hanya dari organisasi pada publik-publiknya melainkan juga sebaliknya. Inilah satu hal yang ditekankan Oemi dalam menjalankan external public relations, bahwa organisasi pun “harus pandai menerima informasi-informasi”.

     Konsekuensinya, dalam praktik media relations pun bukan hanya memberikan informasi yang diberikan melalui media massa, melainkan juga mengikuti dan mengelola informasi yang disampaikan melalui media massa. Informasi yang datang dari publik pada organisasi itu bukan hanya umpan balik (feedback), tapi juga pernyataan aspirasi, harapan atau keinginan bahkan kritik.

          Secara sederhana, bila digambarkan arus komunikasi dalam praktik media relations.

organisasi menyampaikan informasi, ggasan atau citra melalui media massa kepada publik. Sedangkan publik, bisa menyampaikan aspirasi, harapan, keinginan atau informasi melalui media massa pada organisasi. Namun publik juga bisa menyampaikan secara langsung melalui saluran komunikasi yang tersedia antara publik dan organisasi.

          Dengan demikian, media relations bisa diartikan, “merupakan bagian dari external public relations yang membina dan mengembangkan hubungan baik dengan media massa sebagai sarana komunikasi antara organisasi dan publik-publiknya untuk mencapai tujuan organisasi.” (Iriantara,2005:31) Dari sisi organisasi, membina dan mengembangkan hubungan baik dengan media massa itu paling tidak berarti memenuhi dan menanggapi kebutuhan dan kepentingan media massa terhadap organisasi tersebut. Karena watak komunikasi dalam public relations adalah dua arah, maka praktik media relations pun bukan hanya mengkomunikasikan ke luar organisasi melainkan juga menjadi komuniikan yang baik dari apa yang dikomunikasikan dari luar organisasi.

            Dalam berkomunikasi dengan publik tersebut, peran media massa jelas sangat besar. Kita tidak mungkin berkomunikasi secara tatap muka dengan satu per satu publik organisasi, atau melakukan komunikasi kelompok dengan publik organisasi.

Ruang Lingkup Pekerjaan Public Relations

   Ruang Lingkup Pekerjaan Public Relations

Secara sederhana pekerjaan yang biasa dilakukan public relations dapat disingkat menjadi PENCILS, yaitu :

a.         Publication & publicity, yaiotu mengenalkan perusahaan kepada publik.

b.        Events, mengorganisasi event atau kegiatan sebagai upaya membentuk citra.

c.         News, pekerjaan seorang public relations adalah menghasilkan produk-produk tulisan yang sifatnya menyebarkan informasi kepada publik.

d.        Community involvement, public relations mesti membuat program-program yang ditujukan untuk menciptakan keterlibatan komunitas atau masyarakat sekitarnya.

e.         Identity Media, merupakan pekerjaan public relations dalam membina hubungan dengan media (pers)

f.         Lobbying, public relations sering melakukan upaya persuasi dan negoisasi dengan berbagai pihak.

g.        Social investement, pekerjaan public relations untuk membuat program-program yang bermanfaat bagi kepentinagn dan kesejahteraan sosial

2.2.2   Public Relations Tools (Media Public Relations)

Untuk dapat melakukan pekerjaannya seorang public relations mempunyai alat-alat kegiatan (PR tools). Alat-alat kegiatan ini bisa disebut sebagai media public relations, antara lain :

Ø  Publisitas dan media relations, seperti :

-       Press release, menulis berita tentang perusahaan kepada media.

-       Press conference, menyampaikan informasi tentang perusahaan dengan secara langsung mengundang wartawan.

-       Press party, menjamu wartawan makan bersama

-       Press tours, mengundang wartawan untuk bnerkunjung ke perusahaan

-       Media gathering, mengumpulkan media dalam sebuah forum, dan lainnya

-       Press receptions, mengadakan acara khusus pertemuan dengan wartawan.

Ø  Special Event

-       Open hosue atau company visit, memberi peluang pada publik untuk mengenal dekat perusahaan dengan berkungjung langsung ke perusahaan.

-       Fundrasier, kegiatan mengumpulkan dana.

-       Trade shows, mengadakan pameran dagang

-       Award ceremonies, acara pemberian penghargaan.

-       Contest, mengadakan lomba-lomba.

-       Seminar, mengadakan seminar dengan tema yang berkaitan dengan kepentingan masyarakat, baik sebagai penyelenggara atau sebagai pembicara.

Ø  Corporate advertising, iklan-iklan korporat untuk menujang citra.

Ø  Newsletters, ini adalah media tulisan yang bisa digunakan untuk internal ataupun eksternal publik.

Ø  Speaker bureau, biro khusus juru bicara yang bertugas menyampaikan informasi kepada publik.

Ø  Lobbying, melakukan negoisasi baik kepada lembaga pemerintah atau bukan, berkaitan dengan masalah-masalah yang menyangkut kepentingan perusahaan.

Ø  Charitable contributions, kegiatan-kegiatan amal untuk membantu masyarakat.

Ø  Thank you notes and letters, ucapan-ucapan terima kasih kepada publik.

Ø  Audio visual instrument, misalnya membuat company profile berbentuk audio visual dan materi presentasi dihadapan publik.

Ø  Sponsorship, menjadi sponsor berbagai event di masyarakat.

Ø  Letters of denial, surat klarifikasi atas sebuah informasi yang tidak benar yang disampaikan ke media.