Fungsi
Public Relations Officers
Fungsi petugas PR atau PR Officer (PRO) pun berkembang seiring kemajuan dunia usaha. (Ruslan,
2006:26-27) Ada 4 fungsi utama yang dituntut dari petugas PR Officer, yaitu sebagai:
1.
Communicator
Sebagai juru bicara organisasi, PR
berkomunikasi secara intensif melalui media dan kelompok masyarakat. Hampir
semua teknik komunikasi antar pesona (interpersonal
communication) dipergunakan, komunikasi lisan, komunikasi tatap muka sebagai
mediator maupun persuader.
2.
Relationship
Relationship yang tidak harmonis
beresiko menimbulkan ketidakpuasan publik yang pada akhirnya mengancam
kelangsungan bisnis perusahaan.
3.
Management
back up
Menunjang kegiatan departemen lain
dalam perusahaan seperti bagian pemasaran, operasional, teknik, keuangan,
personalia demi terciptanya tujuan bersama.
4.
Good
image maker
Menciptakan citra perusahaan dan
publisitas positif. Dalam dua dekade terakhir, publik mencermati nama – nama
pejabat PR Officer yang kerap muncul
sebagai nara sumber perusahaan atau organisasi yang diwakilinya.
“ Manajemen
PR berarti melakukan penelitian, perencanaan, pelaksanaan dan evaluasi terhadap
berbagai kegiatan komunikasi yang disponsori oleh organisasi. Bentuk kegiatan
komunikasi dapat berupa penerbitan brosur perusahaan, pertemuan-pertemuan
kelompok kecil sampai pada kegiatan yang sangat kompleks seperti konferensi
pers dengan menggunakan satelit ”.
Dari pernyataan tersebut manajemen public relations dipahami sebagai bentuk
pengelolaan public relations dengan
menerapkan fungsi-fungsi manajemen yaitu dengan menjalankan penelitian,
perencanaan dan evaluasi terhadap program yang dijalankan. Keterangannya
sebagai berikut:
1.
Penelitian
Pada dasarnya, penelitian merupakan
cara yang digunakan untuk memperoleh informasi dari publik baik internal maupun
eksternal untuk memahami masalah yang dihadapi dengan akurat dan metode ilmiah.
2.
Perencanaan dan
pemrograman
Perencanaan dan pemograman
merupakan segala informasi atau data masukan atau input yang diperoleh
berkaitan dengan hal atau permasalahan yang dihadapi ke dalam bentuk rencana
tindakan untuk pemecahannya. Perencanaan Public
Relations merupakan suatu proses berkesinambungan dan selalu memerlukan
peninjauan agar tindakan yang diambil sesuai dengan aturan yang ditetapkan.
Sejumlah prinsip yang harus diperhatikan dalam perencanaan program antara lain:
sifat, waktu dan lingkungan. Perencanaan juga harus memperhatikan situasi di
dalam maupun di luar organisasi, serta pihak-pihak yang terlibat dalam
perencanaan tersebut.
3.
Pelaksanaan
program
Pelaksanaan program merupakan tahap
dimana rencana program yang telah ditetapkan dilaksanakan atau
diimplementasikan ke dalam suatu bentuk program aksi sebagai langkah nyata
pemecahan masalah PR Officer yang
dihadapi. Pelaksanaan program ini dapat berupa program tindakan maupun program
komunikasi yang kesemuanya merupakan cara atau proses untuk mencapai tujuan
yang telah ditetapkan.
4.
Evaluasi
Merupakan suatu tahapan yang
dilaksanakan untuk menentukan atau memperlihatkan nilai suatu program termasuk
pengelolaan maupun hasil atau dampak pelaksanaannya. Melalui evaluasi, PR Officer akan mengetahui faktor-faktor
yang menjadi kegagalan ataupun keberhasilan suatu program, sehingga dapat
ditentukan langkah-langkah selanjutnya yang seharusnya dilakukan. Pada dasarnya
tujuan sentral PR Officer adalah
untuk menunjang manajemen yang berupaya mencapai tujuan organisasi atau
perusahaan. Meskipun tujuan setiap organisasi berbeda tergantung dari sifat
organisasi tersebut, tetapi dalam kegiatan humas terdapat kesamaan yakni
membina hubungan yang harmonis antara organisasi dengan publik dalam membentuk
citra positif. Hubungan yang baik atau harmonis dalam PR Officer mengandung arti luas, yakni sikap yang menyenangkan (favorable), itikad baik (goodwill), toleransi (tolerance), saling pengertian (mutual understanding), saling mempercayai (mutual confidence),
saling menghargai (mutual appreciation), dan citra baik (good image).
Public Relation
Officer dikatakan berfungsi apabila dia mampu melakukan
tugas dan kewajibannya dengan baik, berguna atau tidak dalam menunjang tujuan
perusahaan dan menjamin kepentingan publik. Public
Relation sering disebut juga
dengan istilah humas menurut Edward L Bernay (dalam Ruslan, 1999:19) humas mempunyai 3 fungsi utama yaitu :
1.
Memberikan
penerangan kepada masyarakat
2.
Melakukan
persuasi untuk mengubah sikap dan perbuatan masyarakat secara langsung.
3.
Berupaya untuk
mengintergrasikan sikap dan perbuatan suatu lembaga/badan, sesuai dengan sikap
dan perbuatan masyarakat atausebaliknya.
Adapun ruang
lingkup tugas PR Officer dalam sebuah
organisasi/lembaga antara lain meliputi aktivitas:
1.
Membina hubungan
ke dalam (public internal)
Yang dimaksud dengan publik
internal adalah publik yang menjadi bagian dari unit badan perusahaan atau
organisasi itu sendiri. Seorang PR
Officer harus mampu mengidentifikasi atau mengenali hal-hal yang
menimbulkan gambaran negatif di dalam masyarakat.
2.
Membina hubungan
keluar (public eksternal)
Yang dimaksud publik eksternal
adalah publik umum (masyarakat). Mengusahakan tumbuhnya sikap dan gambaran publik
yang positif terhadap lembaga yang diwakilinya. Dengan demikian peran PR Officer / Humas tersebut bersifat 2
arah, yaitu berorientasi ke dalam (inward
looking) dan ke luar (outward looking).
(Ruslan, 1999:20-21)
Menurut Henry Fayol (dalam Ruslan, 2006:18) beberapa kegiatan
dan sasaran PR Officer adalah:
1.
Membangun
identitas dan citra perusahaan (building
corporate identity and image).
Menciptakan identitas dan citra
perusahaan yang positif. Mendukung kegiatan komunikasi timbal balik dua arah
dengan berbagai pihak.
2.
Menghadapi
krisis (Facing of Crisis).
Menangani keluhan (complaint) dalam
menghadapi krisis yang terjadi dengan membentuk manajemen krisis dan PR
Recovery of Image yang bertugas memperbaiki lost of image and damage.
Tidak ada komentar:
Posting Komentar